Kā organizēt darbā un iegūt vairāk

Mēs visi kā dejošana pēc garās, nogurdinošās dienas darbā - bet dziļi mēs zinām, ka, ja tiktu nedaudz labāk organizēta, lietas nebūtu tik slikti. Mēs būtu vairāk sagatavoti mūsu uzdevumiem, kas mums ir izturējuši, vairāk spēj tikt galā ar negaidītām komplikācijām, un, visticamāk, panikas, kad ir noteikts termiņš.

Zviedru biznesa guru Deivids Stiernholms arī to pazīst, un tāpēc viņš ir struktūrs - tas, kurš palīdz cilvēkiem piekļūt ikdienas traucējumiem, ļaujot viņiem attīstīt pozitīvus ieradumus un labāk koncentrēties.

"Strukturētais skaistums ir tāds, ka pat visvienkāršākajām un mazākajām izmaiņām bieži ir liela ietekme uz produktivitāti - nemaz nerunājot par pozitīvām emocionālajām un garīgajām sekām," stāsta Stiernholma.

Viņš izmanto šos principus uzņēmējdarbībā, taču viņi var kaut ko piemērot, sākot mācību programmu, lai plānotu pasākumu vai rakstu grāmatu. Sekojiet viņa astoņu punktu plānam, lai aizstātu haosu ar struktūru.

1. Iegūstiet savu plānu

Jūsu paradumu uzlabošana jāuzskata par projektu, kas ir līdzīgs jebkuram citam. Tātad, jūsu pirmais uzdevums ir izlemt par astoņām pusstundu laika nišām, kad jūs strādājat pie sava struktūras projekta, piemēram, tikšanās ar jums. Pirmais slots ir tas, kurā jūs plānojat nākamos septiņus, tāpēc apsveicam, jūs jau esat ceļā!

Šajā pirmajā sanāksmē atrodiet veidu, kā atlīdzināt sevi, kā jūs progress caur programmu. Ja jums ir kāds sīkrīks vai lieta, ko vēlaties, izveidojiet kuponu, sadaliet to astoņos marķieros un piešķiriet sev ikonu katru reizi, kad jūs pabeigtu sadaļu. Vai arī ir redzams displejs, kurā jūs atzīmējat punktus. Viens no maniem klientiem saņēma ļoti lielu sacensību kārbu un uzrakstīja apakšmērķi katrā no tiem. Par katru mērķi, ko viņa sasniedza, viņa uzsāka spēli un izbaudīja sasnieguma izjūtu, kamēr mača izdegās.

2. Izvēlieties savu rīku

Kur jūs ierakstāt uzdevumus, kas jums jādara? Iespējams, ka daži no tiem ir e-pasta ziņojumi ar atzīmi "nelasīti" vai "atzīmēti", ar vairāk uzrakstītajiem vai piezīmju grāmatiņā, savukārt vēl vairāk tiek izmantoti uzdevumu saraksta lietotnē. Šī ir izplatīta kļūda. Jo vairāk vietas ir piezīmēm, jo ​​grūtāk būs noteikt, kas jums ir jākoncentrējas tieši tagad.

Iegūstiet papīra lapu un pierakstiet visas lietas, kas jums jādara, jo tās nāk prātā. Sāciet ar to, kas jums jādara šodien, šonedēļ un tamlīdzīgi, un turpiniet to uz priekšu, jo jums liekas, ka tas ir noderīgs.

Izlemiet, no kurienes jūs turpmāk saglabāt savus uzdevumus. Nav svarīgi, vai tas ir digitālais rīks, piemēram, programma Outlook, piezīmju grāmatiņa vai pat piezīmēs pie kuģa. Kad visi uzdevumi būs vienā vietā, jūs uzreiz uzzināsiet, kas ir jādara un kad - un ka jums nav trūkst neko svarīgu vai steidzamu.

3. Paskaidrojiet savus uzdevumus

Es reiz strādāju ar modes uzņēmēju, kurš sākotnēji bija vecmāte. Kādu dienu viņu apmeklēja māte, kuram bija neparasts izsitumi uz viņas vēdera. Mans klients domāja: "Mums patiešām vajadzētu to izpētīt" un rakstīja: "Svarīgi! Vēders! "Uz lipīga piezīme, ielīmējot to pacienta medicīniskā ieraksta priekšpusē. Pēc dažām dienām viņa atrada šo pacienta ierakstu kaudzē. Viņa bija redzējusi vairākus citus vēderus un tagad nevarēja atcerēties to, ko viņa domāja. Velns sīkāk, formulējot uzdevumus.

Ietveriet savu sarakstu un precīzi un rūpīgi formulējiet katra uzdevuma detaļas. Ja jums vispirms ir jādara viena lieta un tad vēl viena, pirms jūs varat pārbaudīt uzdevumu pie saraksta, sadaliet to divos atsevišķos uzdevumos. Pārliecinieties, vai katram uzdevumam ir darbības vārds, un piesardzīgi ievērojiet tādus vārdu vārdus kā "labot", "pārliecinieties" un citus neskaidrus aprakstus par to, ko jūs plānojat darīt - jūs varētu beigties ar nekonkrētu frāžu aptveršanu visā projektā.

4. Izveidojiet savas kategorijas

Viena uzdevumu saraksta vērtība ir skaidra. Negatīvie ir tas, ka, izskatot garu sarakstu ar saviem uzdevumiem, var likties milzīgs. Šeit ir laba struktūra: pēc kategorizēšanas jūs izvairīsieties no satricinājuma, redzot uzdevumus, kurus jūs neesat ieinteresējis pašlaik, un būs vieglāk koncentrēties uz nākamo uzdevumu.

Kur jums ir nepieciešams fiziski būt, lai veiktu uzdevumu? Cik ilgi uzdevums būs jāaizpilda? Kad uzdevums ir jāaizpilda līdz? Piemēram, ja 20% no saviem uzdevumiem var tikt veikti jūsu komerctransporta laikā, jūs pārbaudīsit vilcienu tikai vienu piektdaļu no visa saraksta.

Digitālo uzdevumu saraksta rīki ļauj klasificēt uzdevumus, atzīmējot lodziņu vai izmantojot etiķetes vai tagus. Ja jūsu uzdevumu saraksts ir fiziskā formātā, varat izmantot rakstītus simbolus, sadalīt savu piezīmju grāmatiņu sadaļās, izmantojot cilnes vai dalītājus, vai vienkārši izmantojiet marķieri. Sāciet, izvēloties tikai vienu veidu, kā klasificēt savus uzdevumus un pakāpeniski pievienot citas kategorijas - citādi jūs uztverat šo metodi kā grūtu un sarežģītu, un atgriezīsieties atcerēties lietas, nevis rakstīt tās (jo "tas ir tikai ātrāk šādā veidā ")

5. Uzņemiet laiku, lai uzrakstītu

Negaidītas lietas notiek visu laiku - un kad viņi to dara, grafiki un plāni tiek pārtraukti. Mēs plānojam veikt izmaiņas un radīt ambiciozu plānu, lai to izdarītu, bet kaut kas neparedzēts izstumj no mums. Uzdevumi, kas iepriekš tika uzskatīti par prioritātēm, pēkšņi vairs nav tik svarīgi kā jaunāks, neatliekams uzdevums.

Draudi ir tādi, ka jūs jūtaties drosmīgi, nevis motivēti, un secināt, ka jūsu darba situāciju vienkārši nav iespējams mainīt.Tāpēc jums vajadzētu darīt visu iespējamo, lai sagaidītu negaidītu. Tā vietā, lai izveidotu jaunu strukturēšanas uzdevumu, aplūkojiet šo laika nišu kā "rezerves", un izmantojiet to kā iespēju atgriezties ceļā, ja esat atpalikušies ar kādu no iepriekšējiem uzdevumiem.

6. Hunt Out The Millstones

Regulāri pārbaudot uzdevumus no sava saraksta, jūs varat pieredzi, veicot vēl vienu soli un kaut ko paveikusi. Bet lielākajai daļai cilvēku ir daži uzdevumi, kas paliek sarakstā uz dienām, nedēļām vai pat mēnešiem. Viņi vienkārši sēž tur, rūgt un raudojot, un es tos saucu par "dzirnakmeņiem". Katru reizi, kad jūs redzat, ka tie nav pabeigti, jūs jūtaties neapmierināta un sarakstam zaudē vērtību. Plus, jo ilgāk jūs tos atstājat, jo grūtāk ir sākt darbu.

Atrodiet savus dzirnakmeņus un katram no tiem, formulējot nākamo iespējamo darbību kā uzdevumu. Padariet to mazu, tik mazu, ka jūs jūtaties gandrīz neērti, rakstot to savā uzdevumu sarakstā, un tad tas būs viegli izdarāms, un jūs atradīsiet ceļu, justies motivēti - kas ir daudz labāk nekā iestrēdzis un pasīvs. Jūs pat varētu iegūt tādu impulsu, ka jūs jūtaties kā vienu vai vairākas reizes katru dienu.

7. Laiks uzlabot

Ir daudz vietu, kur var uzglabāt dokumentus. Ja tie ir fiziski, tie var būt žurnālu failos, karšu failu mapēs, mapē "Iesūtne" vai vienkārši pāļi; ja tie ir digitāli, tie var būt jūsu darbvirsmā, koplietojamo failu serverī, USB atmiņā vai mākonī ... vai vairāku to versiju.

Jūs varat pazīt savu ceļu apkārt, bet, ja jūs kādreiz esat prom vai slims, neviens cits netiks. Otrs briests ir uzmanības novēršana - jo vairāk failu vai pāļu jums ir, jo vairāk jūs varētu redzēt vienu, kamēr jūs strādājat pie cita, un domājat par kaut ko citu, kas jums jādara.

Izvēlieties vienu (vai vēlams vairāk) no šīm uzglabāšanas vietām. Tad izvēlieties trīs no tā, ko jūs tajā glabājat. Tad ievietojiet to kaut kur citur vai, vēl labāk, izmest to prom. Tu esi uzreiz vienkāršāks.

Pētījumā ziņots Harvardas biznesa apskats parādīja, ka astoņu stundu darba dienā apmēram 70 minūtes tiek zaudētas satricinājumiem. Ja jūs varat samazināt šo laika zaudējumu tikai par desmito daļu, jūs saņemat līdzvērtīgu darbu 3½ darba dienā gadā.

8. Meklējiet atpakaļ, lai skatītos uz priekšu

Tādā veidā jūs sapratīsiet daudzas lietas par to, kā jūs strādājat, un tas dos jums ļoti svarīgu struktūras rīku: prognozes. Ja jūs varat izveidot pastāvīgu rutīnu, kas jums palīdzēs, jūs varēsit paredzēt gaidāmos notikumus.

Izlemiet, cik bieži jums jāpārtrauc un jāpārskata saraksts un kategorijas, kad tas jādara, lai tas vislabāk būtu jums (piektdienās, lai jūs nedēļu varētu "noslēgt" un atpūsties nedēļas nogalēs vai pirmdienās, lai sāktu nedēļu aktīvi?) un ieplānojiet šos laika nišus. Izveidojiet kontrolsarakstu par to, ko jūs pavadīsiet laikā. Jūs atradīsiet to, ka tas dod jums lielāku rīcības brīvību - tas nozīmē, ka jūs neaizņemsiet tuvākajos termiņos, un jums būs mazāka iespēja pabeigt lietas pēdējā brīdī.

Super Strukturēts: kā pārvarēt haosu un uzveikt atpakaļ laiku Šobrīd David Stiernholm ir iztērējis 12,99 sterliņu mārciņas (LID publikācija). Pērciet vietnē amazon.co.uk

Killer stratēģijas, lai apgūtu savu uzdevumu sarakstu

Darba pasaule mainās, saskaņā ar Alexandra Cavoulacos un Kathryn Minshew, tiešsaistes karjeras centra dibinātājiem Mūzu un autoriem Jaunie darba noteikumi. Sekojiet viņu ieteikumiem, lai ātri paātrinātu savu karjeras attīstību un atrast vairāk laika, lai darītu lietas, kuras jums patīk.

Uzvarot karu pret laiku, nav jācenšas simtiem tiešsaistes rīku, kas pieprasa, lai profesionāļi kļūtu produktīvāki. Jā, šie rīki var palīdzēt, bet būtībā tas ir par pārdomātu, kā jūs izmantojat laiku. Un tas sākas katru dienu ar to, kā organizējat savus uzdevumus.

Nodarbinātības tīkls LinkedIn ir apkopojis aptauju, kurā tika atklāts, cik lielā mērā mūsu profesionālajiem uzdevumu sarakstiem ir nepieciešama pārveidošana. Izrādās, mēs esam lieliski, uzskaitot lietas, kas mums jādara, bet ne tik labi, ka viņi to dara. Patiesībā gandrīz 90% profesionāļu atzīst, ka vidējā darba laika beigās viņi nespēj izpildīt visus uzdevumus viņu uzdevumu sarakstā. Tātad, ja jums ir slims, lai risinātu tos pašus novecojušos uzdevumu sarakstus katru dienu - un nākošais īss - šeit ir četras galvenās stratēģijas, lai to visu mainītu.

1. Saglabājiet vienotu maģistra darba uzdevumu sarakstu

Būsim godīgi: ja jūs vēlētos iegūt pilnīgu priekšstatu par visiem uzdevumiem, kas jums bija jāpanāk, lai veiktu darbu tieši tagad, iespējams, ka jūs to nevarat atrast vienotā sarakstā. Tā vietā jums, iespējams, ir daži Post-tā šeit, saglabāta melnraksts jūsu e-pastā, atzīmēts ar piespraudes zīmēm datorā, un, iespējams, kontrolsarakstu lietotne vai divas jūsu tālrunī, vai ne? Bet, ja mērķis ir faktiski visu paveikt, ir jābūt vienai vietai ar jūsu darbu saistītiem uzdevumiem. Tāpēc izvēlieties izvēlēto metodi un sāciet konsolidāciju.

Saraksts var būt ar roku rakstīts jūsu drošā plānotāja iekšpusē, dokumentā, ko saglabājat savā darbvirsmā, lietotni savā tālrunī vai jebkuru citu - tas nav par datu nesēju, bet gan par domāšanas procesu.

Vienkārši pārliecinieties, ka neatkarīgi no izmantotās metodes jūs varat pievienot savam sarakstam no jebkuras vietas. Tas nozīmē, ka, ja izmantojat darbvirsmas lietojumprogrammu, jūs vēlaties izveidot sistēmu, lai uzņemtu uzdevumus, kas izveidojušies, kamēr neatrodaties savā datorā, piemēram, uzdevumus, kas tiek saņemti tikšanās laikā, vai tālruņa zvanu jūs atceraties savas dzīvesvietas mājās, kuras jums vajadzēs izdarīt rīt.

Mūsu priekšrocība ir nosūtīt mums šos atgādinājumus, pēc tam izdzēsiet e-pastu, kad esam to pārsūtījuši galvenajā sarakstā.Bet vienkārši tos ierakstot uz lipīgajām piezīmēm un pārrakstot tos uz failu, arī darbojas.

2. Izpildiet noteikumu 1-3-5

Viens no veidiem, kā mēs esam pārveidojuši ne tikai savu produktivitāti, bet arī visu mūsu komandas darbību vietnē TheMuse.com, ir izpildījusi 1-3-5 noteikumu, kuru izstrādāja Alex. Šeit ir norāde: jebkurā konkrētā dienā pieņemsim, ka jūs varat paveikt tikai vienu lielu lietu, trīs vidējas lietas un piecas mazās lietas, kā arī šos deviņus posmus sašaurināt savu uzdevumu sarakstu.

Skan slikta Nu, vispirms. Bet, tāpat kā tā vai ne, jums dienā ir tikai tik daudz stundu, un jūs gatavojaties iegūt tikai ierobežotu lietu skaitu. Lai piespiestu sevi piešķirt prioritāti, izveidojot 1-3-5 sarakstus, lietas, ko jūs veicat, būs lietas, ko jūs izvēlaties darīt, nevis tās, kas notiek, lai pabeigtu darbu.

Protams, pašu uzdevumu skaits var būt elastīgs. Piemēram, ja pavadāt lielu daļu savas dienas sanāksmēs, jums, iespējams, būs jāsamazina uzdevumu skaits. Vai arī, ja jūsu pozīcija ir tāda, kurā katrai dienai ir daudz negaidītu uzdevumu un uzdevumu, varat mēģināt atstāt vienu vidēja un divus nelielus uzdevumus tukšos, gatavojoties pēdējā brīža jūsu boss pieprasījumiem.

Tas nenozīmē, ka jums ir nepieciešams ierobežot savu kapteiņu uzdevumu sarakstu tikai ar deviņām lietām. Drīzāk jums vajadzētu saglabāt divu veidu sarakstus: viens liels "virtuves izlietne" ir visaptverošs saraksts ar visu, kas jums jādara kādā brīdī (viss vienā vietā), bet otrs, kas ir īsāks un dod jums savus soļus, lai saņemtu šodien paveikts.

Ieteicams, ka pirms darba atstāšanas vakarā, dažas minūtes, lai definētu 1-3-5 nākamajai dienai, jūs esat gatavs nogriezt zemi no rīta.

Tāpat arī plānojot uz priekšu, varēsit būt informētākām sarunām ar savu menedžeri, kad viņš vai viņa pazudīs kaut ko jaunu, kas jādara uzreiz, kā arī rīkus, lai no jauna noteiktu prioritāti savam citam darbam. Piemēram, ja jūsu klēpī iekrīt pārsteiguma prezentācija, mēģiniet: "Protams, es varu to iegūt līdz plkst. 15:00, bet Q1 pārskati nebūs gatavi tikai rīt pēc tam, jo ​​es plānoju laiku strādāt pie tā šodien . "

3. Pabeigt vienu svarīgu uzdevumu pirms pusdienām

Tas var būt grūts, bet tas darbojas. Uzņemiet vienu no saviem lielajiem vai vidējiem uzdevumiem un vispirms no pirmās lietām rīkoties, pat ja tas ir iespējams, pirms e-pasta pārbaudes. Uzticiet mums, nav labākas sajūtas, nekā šķērsot galveno uzdevumu pirms pusdienām.

Motivācijas eksperts un autors Brian Tracy to sauc par "ēšanas jūsu varde", uzmetot slaveno Marku Tvenu citātu: "Ēdiet dzīvu vardi no rīta, un nekas sliktāks ar jums nenotiks pārējā dienā."

Kathryne bieži identificē viņas "vardes" nākamajai dienai - visgrūtāk uzdevumi vai tie, kurus viņa zina, ka viņai patīk vismazāk - naktī agrāk. Tas palīdz garīgi sagatavoties viņai rīkoties ar viņiem no rīta, un tas viņai liedz izslēgt līdz nākamajai dienai, tad nākamajā dienā.

4. Bloķējiet savu kalendāru

Ja konstatējat, ka jūs vienmēr pārvērtējat to, cik daudz naudas dienā varat paveikt, pabeidziet kalendāra laikā piešķirt laiku katrai no jūsu uzdevumiem, tāpat kā sanāksmju plānošanas laikā. Kad esat definējis uzdevumus savam uzdevumam vai sarakstam 1-3-5, mēģiniet tos plānot, bloķējot katram no tiem atbilstošu laiku.

Svarīgi ir būt reālistiskam, cik ilgi katrs faktiski ņems. Piemēram, rakstot, ka svarīgs e-pasta ziņojums klientam var aizņemt 15 minūtes, sagatavojot jūsu komandas Q1 stratēģiju, var būt vajadzīgas dažas stundas.

Ir viegli, bet bīstami iekļūt slazdā, ļaujot kritiskajiem darba izstrādājumiem tikt novirzīti līdz brīdim, kad starp sanāksmēm paliek pāri. Kā ekonomists Džons Kennets Galbraits reiz teica: "Tikšanās ir obligāta, ja nevēlaties kaut ko darīt".

Ja vien jūsu darba apraksts nav tikai sanāksmju rīkošana (un mēs to domājam), laika bloķēšana ir lielisks veids, kā nodrošināt reālu darba laiku: lietas, kas virzās uz priekšu un klienti maksā uzņēmumam, lai ražotu .

Kad jūs mēģināt to izdarīt, arī pārliecinieties, ka savā kalendārā esat bloķējis laiku, lai uzzinātu par e-pastu, prāta vētru vai citiem svarīgiem uzdevumiem, kas nav saistīti ar piegādi. Ja jūsu atbildība to pieļauj, mēģiniet bloķēt stundu no rīta un stundu pēcpusdienā, lai strādātu ar iesūtni - un pēc tam disciplinējiet sevi, lai nevajadzētu pavadīt laiku starp apstrādi pa e-pastu, kad plānojat strādāt ar kaut ko citu .

Redaktors Un Autors.

Dalīties Ar Draugiem
Iepriekšējais Raksts
Nākamais Raksts

Izlikt Jūsu Komentāru